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La metodología de trabajo es una herramienta muy potente para definir la pautas y procedimientos de la empresa. Está comprobado, que una metodología de trabajo ayuda a optimizar los recursos de la empresa, mejora la calidad del trabajo, reduce los riesgos de los proyectos, establece prioridades, etc. En definitiva estandariza el know how de la empresa.

Pero no todas las empresas tienen implementada una metodología de trabajo robusta. Quizás ese sea el caso de tu empresa. Es probable que tu equipo trate de hacer las cosas lo mejor posible, pero sin una metodología de trabajo unificada. Esta situación es muy habitual en muchas empresas, especialmente en aquellas en las que no han creído oportuno en burocratizarse. Sin embargo, el no tener una metodología de trabajo unificada te limita a la hora de optimizar tus recursos y conseguir un negocio escalable.

Si estas pensando en incorporar metodologías de trabajo en tu empresa, a continuación veremos los diferentes grados de implementación que puedes hacer.

Grados de implementación de una metodología de trabajo

Existen diferentes grados de implementación de una metodología de trabajo. Cada nivel incrementa el detalle de la documentación a utilizar. Dependiendo de las necesidades de tu empresa deberías de decidir cuál es el enfoque que le quieres dar a tu metodología de trabajo. Los 4 niveles son:

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  • Identificación de buenas prácticas
  • Definición de procesos
  • Detalles de cada paso
  • Información complementaria

Identificación de buenas prácticas

Siempre que tenemos a un grupo de personas haciendo las mismas tareas encontraremos a gente que lo hace mejor y gente que lo hace peor. Identificar a estas personas que sobresalen nos ayuda a encontrar buenas prácticas en la organización.

En este punto no es necesario ni que esas buenas prácticas estén documentadas. Simplemente tenemos que encontrar a una persona de referencia que sepa cómo hacer bien las cosas. Por ejemplo, en una cocina podemos tener identificado quien es que hace mejor la paella. Todos los cocineros realizan este plato, pero sabemos que las mejores paellas son las que realiza Pep.

¿Cómo podemos aprender de estas buenas prácticas? Una de la forma más sencilla es mediante la observación. Pep puede ser el ejemplo a seguir para que todos los cocineros hagan la paella como él. Si pensamos que hay que documentar cómo hace Pep la paella, entonces vamos al próximo nivel con la definición del proceso.

Definición de procesos

La principal aportación de esta metodología de trabajo es que ahora comenzamos a documentar los procesos. Este es un salto muy sustancial para cualquier empresa porque se pone por escrito la forma de trabajar de la organización.

Se pueden definir procesos de muchas formas: diagramas de flujos, descripciones, esquemas,… Para que una definición de procesos sea buena debe permitir a alguien hacer esa tarea sin más ayuda que la lectura de ese manual.

Siguiendo con el ejemplo de la cocina, la definición de procesos tendría forma de recetario. En este tipo de documentos se explican los pasos para hacer una paella. De esta forma sabemos que primero hay que marcar la carne, luego pochar las verduras y por último echar el arroz.

Detalle de cada paso

Si tienes un equipo experimentado es probable que no necesites documentar más tu metodología de trabajo. Sin embargo, si detectas que con la definición de procesos el resultado aún no es óptimo, quizás tengas que ir un poco más allá. En ese caso deberías desarrollar manuales con detalles de cada paso.

En los detalles de cada paso explicas no sólo qué hay que hacer sino cómo se hace. La receta te dice cuáles son los pasos para hacer la paella, pero quizás necesitas más información. Por ejemplo, cómo se parte un pollo o cómo hacer el socarrat. Es decir, explicas cómo se ejecutan diferentes técnicas culinarias.

Información complementaria

Siempre hay temas que por su sensibilidad necesitan información adicional. Puede que se trate simplemente de apoyar la metodología de trabajo con material audiovisual, ejercicios para su implementación o para ampliar conocimientos.

En el mundo de la cocina podemos crear videos de cómo se cocina una paella, con lo que puedes ver cuánto agua tiene que quedar en la paellera antes de retirarla. También pueden ser consejos sobre cómo hacer la compra, diferencias entre tipos de paellas, etc.

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Ventajas e inconvenientes de un manual de metodología

Como hemos visto crear una metodología de trabajo puede ser muy beneficiosos para una organización. La definición y mejora de los procedimientos hace que la empresa sea mucho más competitiva, y eso se nota en sus resultados económicos.

También es muy habitual crear un manual de metodología antes de expandir o franquiciar un negocio. De esta forma los nuevos empleados o franquiciados conocen desde el principio la forma de actuar de la empresa. Este es un aspecto crítico para conseguir que una empresa crezca rápidamente y con solidez.

Pero no todo son ventajas a la hora de crear un manual de metodología. Uno de los principales inconvenientes es que requiere que los responsables del negocio dediquen varios días o incluso meses a documentar y estructurar el manual. Lamentablemente muchas empresas no pueden dedicar este tiempo a la creación del manual porque sino se pararía su empresa. Esto hace que todavía haya muchas empresas que no se benefician de todas las ventajas que aporta tener un manual de metodología implementado.

Una solución a este problema es encargar la realización del manual de metodología a un especialista externo. Además de no interrumpir el trabajo habitual de la empresa, aporta su conocimiento en la realización de este tipo de manuales. Así mismo, puede ayudar a mejorar ciertos procesos críticos aportando su experiencia con otras empresas.

En definitiva, la falta de tiempo no debería de ser un impedimento para conseguir mejorar los resultados de tu empresa con un manual de metodología comercial.

 

Diego Martin

Trabajo como consultor y he colaborado con empresas de varios sectores como industria, finanzas, tecnología, servicios profesionales, automoción, construcción, etc. Si estás pensando en potenciar tu empresa puedes ponerte en contacto conmigo en estrategiapracticainfo@gmail.com y en el 655 31 97 91

Esta entrada tiene 2 comentarios

  1. Este artículo es bueno, me podrías recomendar algún libro para poder desarrollar, describir o implementar metodologías y procesos en una microempresa?

    1. Muchas gracias Alicia!! Es difícil encontrar buenos libros para aplicar metodologías en microempresas. Yo me he basado en mi experiencia como consultor.

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