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En pocas palabras la burocracia son normas y procedimientos por las que se rige una organización.

Max Weber definió la burocracia como una forma de organización, basada en las normas y la racionalidad. El objetivo de un sistema burocrático es garantizar la máxima eficiencia para conseguir las metas. Desde este punto de vista el modelo burocrático tiene aspectos muy positivos.

Pero frecuentemente, la burocracia en la empresa es un concepto con muchas connotaciones negativas. Sin embargo no siempre tiene que ser así. En realidad la burocracia en la empresa trata de aportar racionalidad para que los recursos de la empresa sean mejor aprovechados. La clave está en establecer el nivel de burocracia que cada empresa necesita.

Existen factores que ayudan a establecer el grado de burocracia que encaja mejor en tu empresa. Los principales son: el tamaño, el ciclo de vida y la cultura de la empresa, así como la complejidad del sector en el que opera.

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Tamaño de la empresa

Las empresas pequeñas no necesitan un alto grado de burocracia porque el dueño suele tener un liderazgo personalista que permite la coordinación eficiente de la misma.

Piensa por ejemplo en un contable que trabaja como autónomo, los procesos productivos están muy relacionados con su forma personal de hacer las cosas y apenas necesita coordinarse con ningún otro empleado.

En el lado opuesto tenemos a organizaciones como el Ministerio de Hacienda: al tener un tamaño mucho mayor, necesitan de más normas para que los trabajadores se puedan coordinar.

Ciclo de vida de la empresa

Cuando un emprendedor monta una empresa necesita tener un espacio para experimentar. Por eso las empresas jóvenes son menos burocráticas que las que llevan más años en el mercado. Después de varios años, las empresas ya conocen suficientemente bien el mercado como para establecer una serie de pautas y estructuras que ayuden a proporcionar un servicio eficiente.

Puedes verlo al comparar un establecimiento de comida rápida independiente (que acaba de abrir) con otro franquiciado. El franquiciado tiene implementado unos sistemas productivos muy depurados gracias a los años de experiencia de la compañía.

Cultura de la empresa

Las empresas pueden tener una cultura más o menos rígida o flexible. Las empresas más rígidas y conservadoras son más reacias a los cambios. En estos casos, la administración burocrática ayuda a administrar y gestionar la empresa con normas, división de responsabilidades y jerarquías bien definidas. Estas empresas tienen un ambiente más burócrata.

Por otro lado, en las empresas donde se valora más la flexibilidad, la organización suele ser más orgánica y la burocracia en la empresa puede hasta estorbar.

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Estas diferencias se pueden observar al comparar un administrador de fincas con un estudio de diseño gráfico. Normalmente, las empresas administradoras de fincas tienen una cultura más conservadora que los estudios de diseño gráfico, que tienden a ser más flexibles.

Complejidad del sector

En los sectores con relativamente pocos cambios bruscos, resulta interesante establecer un sistema burocrático que estandarice los procesos productivos.

Por ejemplo, aunque cada año se aprueban leyes nuevas, las funciones del Ministerio de Hacienda se mantienen relativamente estables. Nada que ver con empresas con un fuerte componente tecnológico, como Zappos.com, donde los empleados tienen más capacidad de decisión para adaptarse a las circunstancias cambiantes del sector.

Burocracia

¿Cómo decidir el nivel de burocracia en la empresa?

Encontrar el término medio entre flexibilidad y rigidez a la hora de aplicar las normas se tiene que evaluar de forma individualizado en cada empresa. Estas preguntas te ayudarán a determinar si te conviene establecer más burocracia en la empresa o por si lo contrario, tienes que hacer el esfuerzo para simplificarlo:

Aumenta la burocracia en la empresa si:

  1. Va a ayudar a toda la empresa y no sólo a los jefes que controlan las reglas de la burocracia
  2. Ayuda a ofrecer un buen servicio a los clientes
  3. Cuando los jefes usan su autoridad por los motivos adecuados
  4. Encaja en la cultura y los valores que distinguen a la empresa
  5. No atropella las relaciones interpersonales entre los miembros de la empresa
  6. Los empleados confían en el valor creado por la burocracia en la empresa
  7. El crecimiento de la empresa la está convirtiendo en inmanejable
  8. Necesitas mejorar los estándares de calidad de tus productos y servicios
  9. Ayuda a que tus empleados se especialicen
  10. La toma de decisiones lenta y descentralizada no perjudica a la empresa

Disminuye la burocracia en la empresa si:

  1. El sistema está corrompido: hay trabajadores que aprovechan las normas en su propio beneficio en vez de para el beneficio de la empresa en su conjunto
  2. Está afectando negativamente al servicio ofrecido a tus clientes
  3. Es extremadamente controladora
  4. Deshumaniza la relación entre trabajadores
  5. La empresa está demasiado departamentalizada y necesita centralizarse
  6. Los procedimientos establecidos son muy complejos y poco intuitivos
  7. Desmotiva la iniciativa e innovación de tus trabajadores
  8. Estás más preocupado porque se sigan las normas y las formalidades que porque el cliente esté satisfecho
  9. La información no fluye en la empresa, tanto verticalmente como horizontalmente
  10. Tu empresa está en un sector que cambia rápidamente

La burocracia bien entendida no tiene porqué ser negativa para una empresa. Tienes que ser capaz de adaptarla según vayas creciendo, madurando y en coherencia con la cultura que quieras crear y los cambios del sector. Lo importante es conocer qué grado de burocracia necesita tu empresa en este momento.

 

Diego Martin

Trabajo como consultor y he colaborado con empresas de varios sectores como industria, finanzas, tecnología, servicios profesionales, automoción, construcción, etc. Si estás pensando en potenciar tu empresa puedes ponerte en contacto conmigo en estrategiapracticainfo@gmail.com y en el 655 31 97 91

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