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Existe una forma para que puedas tener todas tus métricas controladas como a ti te gusta y sin gastarte un euro. El secreto es crear un cuadro de mando en Excel. El cuadro de mando es una herramienta imprescindible para que una empresa controle todas las métricas. Así que si no te puedes permitir grandes inversiones en un nuevo programas de gestión sofisticado, un cuadro de mando en Excel es tu solución.

¿Para qué sirve un cuadro de mando?

El big data es el futuro y presente para muchas empresas, pero muchas otras están muy lejos de poder usar esta herramienta. Muchas pequeñas y medianas aún trabajan sólo con métricas contables para analizar la situación del negocio, como el nivel de tesorería, deuda o activos. Sin embargo, hay otra información de gran valor como las métricas operacionales. En ocasiones, estas métricas no se analiza de una forma estructura, como el volumen de presupuestos, precio medio o número de llamadas recibidas. Estas son las métricas que deberías de incluir en tu cuadro de mando en Excel.

Hace un tiempo, colaboré con una PYME dedicada a la venta y mantenimiento de elevadores. Llevaban la contabilidad de forma rigurosa. Además tenían un buen CRM que recogía información de las transacciones más importantes para el negocio.

Sin embargo, en esta empresa se realizaba la toma de decisiones de manera intuitiva y sin datos objetivos que las avalasen. Las únicas métricas utilizadas eran las financieras y su análisis sólo indicaba el resultado de la empresa. Estas métricas no explicaban cómo se había llegado a los resultados y qué se podía hacer para mejorarlos. Por eso, necesitaban una herramienta para analizar sistemáticamente y de forma conjunta las métricas que explicaban la evolución del negocio. Es decir necesitaban un cuadro de mando.

Diseño página web

cuadromando

¿Por qué usar un cuadro de mando en Excel?

La empresa había realizado una fuerte inversión en un CRM hace poco tiempo, pero no se había planteado la necesidad de tener un cuadro de mando integrado con todas las métricas relevantes. Actualizar y modificar el CRM no era una opción por el alto coste y el largo plazo para su implementación. Además, los datos provenían de diferentes fuentes de información que no estaban integrados, como el tráfico recibido en la página web.

La alternativa era aparentemente muy simple: montar una un cuadro de mando en Excel para que consolidase toda la información. Además tenía dos ventajas importantes:

  • Se podía implementar en poco tiempo 
  • Se podía actualizar fácilmente, si posteriormente queríamos incluir nuevas variables

Los principales inconvenientes era el trabajo manual que requería mantener la plantilla y la necesidad de tener copias de seguridad constantemente actualizadas.

¿Cómo montar el cuadro de mando en Excel?

Para crear el cuadro de mando en Excel, lo primero que tenía que hacer era entender la estructura de la empresa. En concreto, la empresa se organizaba alrededor de cuatro líneas de negocio diferenciadas: mantenimiento, modernizaciones, instalación de ascensores e instalación de elevadores. Por tanto, cada línea de negocio necesitaba un panel independiente dentro del cuadro de mando en Excel.

El objetivo final de cada panel era entender cómo se generaba el flujo de dinero en cada línea de negocio. Desde la detección de oportunidades hasta el cobro efectivo de la facturación. En concreto establecí 5 etapas principales:

  1. Oportunidades
  2. Presupuestos
  3. Ventas
  4. Facturación
  5. Cobro

Por su puesto, cada empresa debe de adaptar las etapas a su negocio, e incluso dentro de la misma empresa pueden haber variantes. Como por ejemplo, en el negocio de modernizaciones las oportunidades se medían principalmente por el número de inspecciones realizadas. Por otro lado, la métrica que mejor reflejaba la evolución de oportunidades en la línea de negocio de instalación de elevadores era el número de llamadas y correos electrónicos recibidos.

Además, había que incluir otra información que ayudase a entender la evolución del negocio. Por ejemplo, el precio medio de cada producto, el número de quejas recibidas o el perfil del cliente.

Posicionamiento web

Por último había que decidir la periodicidad en la que se actualiza la información. Como el ciclo del negocio tenía cierta periodicidad mensual, actualizar el cuadro de mando cada mes parecía adecuado. Obviamente, otros negocios necesitarán una periodicidad diferente.

¿Cómo crear la plantilla?

Es importante que actualizar la plantilla del cuadro de mando en Excel lleve el menor tiempo posible. Por eso resulta imprescindible saber un poco de Excel. Ten en cuenta que los informes utilizados para montar el cuadro de mando en Excel tienen que ser estables. Es decir cada informe tiene que mostrar la información que nos interesa siempre con la misma estructura. Sería deseable que todos los informes presentaran también la información de forma estandarizada, pero en muchos casos esto resulta imposible. Por lo tanto, debemos aplicar diferentes estrategias para obtener los datos que buscamos. Las herramientas de Excel más recomendables para hacer este trabajo son:

  • Tablas dinámicas: Ideal para trabajar con los datos en bruto y obtener métricas básicas como sumatorio, media o conteo
  • Función BuscarV: Muy útil cuando tienes la información en columnas y lo quieres reordenar de otra forma
  • Función Si: Se puede utilizar para etiquetar valores y estandarizar tus datos

Además de consolidar la información en una tabla conjunta es muy recomendable realizar gráficos, es una forma muy intuitiva de detectar tendencias y patrones de forma rápida.

El resultado

La utilización de este cuadro de mandos de operaciones fue una revolución en la empresa. Aportó una serie de beneficios claves para el desarrollo de la compañía gracias al uso de métricas relevantes para el negocio y consolidación de la información de forma estructurada. Las principales ventajas de esta herramienta fueron:

  • Utilización de un sistema de métricas unificado y acordado por las diferentes áreas que facilitó la comunicación interdepartamental
  • Análisis sistemático del flujo de dinero y las razones que influían en el resultado que permitió la toma de decisiones más estructurada y basada en datos objetivos
  • Reuniones de revisión de resultados más eficientes y productivas

En definitiva, la implementación del cuadro de mando de operaciones permitió mejorar el resultado de la empresa: mejorando la comunicación entre áreas, aprovechando las oportunidades detectadas y tomando decisiones de una forma mucho más ágil.

 

Diego Martin

Trabajo como consultor y he colaborado con empresas de varios sectores como industria, finanzas, tecnología, servicios profesionales, automoción, construcción, etc. Si estás pensando en potenciar tu empresa puedes ponerte en contacto conmigo en estrategiapracticainfo@gmail.com y en el 655 31 97 91

Esta entrada tiene 17 comentarios

  1. Hola Diego!
    Yo creo que siempre es interesantísimo “trackear” todo movimiento en una empresa, leyendo el artículo me di cuenta de dos puntos, la “anti-versatilidad” de un sistema CRM que no se pudo adaptar a la nueva necesidad de la empresa, y el uso de Excel “para todo”. Excel es GENIAL para muchas cosas, pero en este caso (sin saber los detalles específicos), vi que esta necesidad se adaptada mejor a un Access o a un FileMaker (<- MicroSpam). Las bases de datos poseen una mayor facilidad a la hora de entrada de datos para el usuario y tiene un mejor sistema de filtrado y ordenación.

  2. Gracias por tu comentario Martín!!
    Como bien dices es muy importante tener controlado todo el movimiento de la empresa. Incluso si no tienes un CRM o el que tienes no se adapta bien a los cambios de tu empresa siempre hay alternativas para manejar y analizar la información. Excel tiene muchos inconvenientes, pero para muchas pequeñas empresas y autónomos es la única herramienta que conocen lo suficientemente bien como para montar el scorecard sin incurrir en nuevas inversiones.

  3. Muy interesante, realmente hay que detectar esas cositas que son utiles para la toma de desiciones. Aunque esperaba un ejemplo/ilustracion para hacerme la idea, eso del Scorecard es desconocido para mi.

    1. Muchas gracias por tu comentario Danny!! Lo tendré en cuenta para desarrollarlo en un próximo artículo.

  4. Hola
    Muy buen articulo
    Estoy interesado en compartir opiniones sobre big-data y CRM de RRHH
    Muchas gracias
    Jordi

  5. Muchas gracias Jordi, estamos abiertos a colaboraciones

  6. Muy interesante. Gracias por compartirlo.

    ¿Cómo fue la participación del personal? ¿Lo vió como una manera de control y por ello una amenaza? ¿Qué tiempo os llevó implantarlo? ¿Las distintas tablas para cada área de negocio se integran o tienen independencia?

    1. Gracias por tu interés Miguel!
      La información ya se estaba recogiendo, así que los trabajadores no tuvieron que realizar ningún esfuerzo adicional y el proceso de implementación fue bastante ágil. Cada negocio tenía su propio scorecard donde se integraba toda la información relevante, pero de forma independiente, puesto que no existía una correlación directa entre los resultados de un negocio y otro.

  7. La verdad me quede corto….
    En el desarrollo del post espere repuesta mas concreta al titulo.
    El como montar el cuadro? sigue manejando variables financieras. y el como montar la plantilla es en resumen de 3 funciones de Excel.
    Disculpas por la critica es constructiva

    1. Giovanni te agradezco tu crítica constructiva. Realmente yo pretendía ofrecer una idea de cómo estructurar la información. Es muy difícil ofrecer pasos específicos que sean relevantes para todo el mundo.

  8. Podrías compartir una Excel de ejemplo!? Gracias

  9. Visitor Rating: 5 Stars

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