infor@estrategiapractica.com | +34 655 31 97 91

Si quieres plantear un proyecto a tus colaboradores, inversores o socios, puede que te encuentres con dificultades para definirlo de forma sencilla. Un briefing puede ayudar en este proceso de definición. En realidad, un biefing es simplemente de una estructura que te guía para que no se te olvide ningún aspecto relevante en la definición del proyecto. Para comprender mejor como aplicar un briefing en tu empresa vamos a descubrir el ejemplo de la empresa ABCDario. En este ejemplo veremos los 3 puntos clave de los que consta un buen briefing:

  • Reto: ¿Qué objetivos persigues con tu proyecto?
  • Motivos: ¿Por qué este proyecto?
  • Circunstancias: ¿En qué marco se engloba tu proyecto?

Reto: ¿Qué objetivo persigues con tu proyecto?

En esta primera parte del briefing  deberías de definir el alcance del proyecto de la forma más concisa posible. Lo ideal es que sean unas pocas líneas con el que cualquier participante pueda entender el proyecto.

Siempre es valorada la brevedad. Ya tendrás tiempo más adelante para entrar en los detalles que consideres relevantes para el éxito del proyecto. Ahora lo principal es que dejes claro en qué consisten los objetivos del proyecto planteado.

Por ejemplo, una academia de formación de Madrid llamada ABCDario plantea el siguiente reto:

Diseño página web

Crear un sistema para el desarrollo de proyectos de co-creacción (crowdsourcing) implicando a profesores y alumnos. Esto incluye:

  • Analizar buenas prácticas en proyectos co-creacción, revisando especialmente aquellas del ámbito educativo
  • Consolidar la información más relevante que se pueda aplicar a la empresa
  • Definir una estrategia con las recomendaciones
  • Crear un plan de implementación en la empresa

briefing

Motivos: ¿Por qué este proyecto?

Para enganchar a los colaboradores de tu proyecto debes de hacerles partícipes de tus motivaciones. De esta forma conseguirás un gran alineamiento entre los miembros del equipo. Los motivos pueden ser de muchos tipos: económicos, estratégicos, personales,… Es importante que seas transparente y honesto. Si lo que motiva el proyecto es aumentar los beneficios de tu empresa es bueno que quede claro desde un principio.

En el caso de la academia ABCDario el principal motivo era conseguir mejorar su posicionamiento en el mercado. En concreto, Federico Peña, el dueño de la academia, consideraba que la escucha activa de profesores y alumnos podía ser clave para adaptar los cursos y el material didáctico a los cambios que se producen en la sociedad.

Federico entendía que existía un gran potencial al transformar las ideas, sugerencias y quejas de profesores y alumnos en cambios profundos en la estrategia de su academia. Finalmente consideraba que este proyecto podría ayudarles a posicionarse a la vanguardia en el mundo de la enseñanza.

Circunstancias: ¿En qué marco se engloba tu proyecto?

Ilustrar las circunstancias de la empresa y su entorno permite a los participantes de un proyecto obtener una visión global del mismo. De este modo pueden empezar a plantear áreas de análisis delimitar mejor los márgenes del proyecto.

Para definir en un briefing las circunstancias de un proyecto es importante detallar los aspectos más relevantes de la empresa y su entorno:

  • Situación actual e historia de la empresa
  • Estrategia de la empresa
  • Estilo y preferencias de los directores
  • Organización de la empresa
  • Recursos materiales e inmateriales disponibles
  • Entorno, etc.

Siguiendo con el ejemplo de la academia ABCDario, este sería un breve resumen sobre las circunstancias en las que se engloba el proyecto:

ABCDario se encuentra en un céntrico barrio de Madrid en el que tiene una alta notoriedad entre su público objetivo. Sin embargo, en los últimos 3 años la academia ha visto perder un 40% de sus alumnos.

Posicionamiento web

Las últimas encuestas de valoración de los cursos han revelado que existe una desconexión entre la formación ofrecida y las necesidades de los alumnos. Por eso, cada vez menos estudiantes se interesan por los cursos ofrecidos.

A esto hay que añadirle la dificultad con la que se encuentra la academia para encontrar buenos profesores que permitan dar continuidad a los cursos. La rotación del profesorado ha aumentado hasta el punto que de los 11 profesores existentes en 2013 sólo 5 de ellos continúan en la empresa en la actualidad.

¿Qué objetivos se identifican con el briefing?

Los principales objetivos estratégicos de la empresa son:

  • Mejorar la satisfacción de nuestros alumnos sobre los cursos ofrecidos
  • Atraer a profesores apasionados con la enseñanza y con ganas de innovar en nuevos métodos didácticos
  • Posicionar a la academia como un referente de calidad en el sector

La academia está gestionada por Federico, su fundador y único propietario. Él mismo coordina al equipo de profesores y define la estrategia de la compañía. Tiene un estilo de gestión bastante democrático y valora las opiniones de sus empleados. Sin embargo, no dispone de un método para incorporar estos puntos de vista en la estrategia empresarial.

La realización del briefing es el punto de partida de en la definición de un proyecto. Después de este ejercicio es necesaria la involucración de los colaboradores del proyecto que van a ayudar a marcar exactamente el alcance final, los plazos y los recursos necesarios para conseguir los objetivos marcados.

 

Diego Martin

Trabajo como consultor y he colaborado con empresas de varios sectores como industria, finanzas, tecnología, servicios profesionales, automoción, construcción, etc. Si estás pensando en potenciar tu empresa puedes ponerte en contacto conmigo en estrategiapracticainfo@gmail.com y en el 655 31 97 91

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.