infor@estrategiapractica.com | +34 655 31 97 91

Una de las palabras más temidas en la gestión de proyectos es replanficar. Todo el mundo detesta tener que replanificar en un proyecto porque supone una gran dedicación de tiempo y dinero. Y lo peor de todo, puede hacerte quedar mal delante de tus jefes y clientes. Pero sabes de sobra que muchas veces no hay mejor alternativa que planificar un proyecto. Las causas son muchas, pero en resumen o el alcance a cambiado, o los recursos no son los mismos o tienes menos tiempo. En cualquier caso, tener que replanificiar un proyecto te va a obligar a esforzarte más para alcanzar los objetivos.

Otro de los problemas de tener que replanificar un proyecto es que no estábamos preparado para ello. Y esto supone que no tenemos la formación y habilidades adecuadas para conseguir replanificar un proyecto fácilmente. Por eso te planteo este ejemplo donde puedes desarrollar tu habilidad para replanificar.

El ejemplo te será muy familiar, o al menos debería porque el desayuno es la comida más importante del día. Vamos a utilizar la preparación de un desayuno para ver como podemos aprender a replanificar mejor. ¡Vamos a verlo!

Objetivo: Preparar el desayuno

Lo primero de todo definimos el alcance, en este caso preparar el desayuno. Ya vimos anteriormente cómo definir el alcance de un proyecto, así que te animo que le eches un vistazo si quieres recordar los detalles. Para resumir, vamos a considerar que vas a desayunar sólo estas 3 cosas: un zumo de naranja, un café y una tostada.

Diseño páginas web

El siguiente paso sería detallar las tareas de las que se compone cada uno de estos sub-proyectos:

1. Hacer un zumo de naranja:

  • Sacar las naranjas del frigorífico
  • Sacar los utensilios a utilizar (cuchillo, vaso y exprimidor eléctrico)
  • Cortar las naranjas
  • Exprimir las naranjas
  • Verter el zumo en el vaso

2. Hacer un café:

  • Sacar los ingredientes (café molido, leche y azúcar)
  • Sacar los utensilios a utilizar (cafetera italiana, taza y cucharilla)
  • Llenar la cafetera de agua y café
  • Infusionar el café
  • Servir el café con leche y azúcar

3. Hacer una tostada:

  • Sacar los ingredientes (pan de molde, mantequilla y mermelada)
  • Sacar los utensilios a utilizar (tostador, cuchillo, cucharilla y plato)
  • Tostar la rebanada de pan en el tostador
  • Extender la mantequilla sobre la tostada
  • Extender la mermelada sobre la tostada

Si quieres conocer cuánto tiempo tardarías en hacer este desayuno te animo que asignes tiempos a cada tarea y realices un Gantt.

Replanificar es adaptarte a la realidad

Para diseñar este plan no hemos tenido en cuenta ninguna restricción de recursos ni de tiempo. Ahora piensa cómo cambiaría tu desayuno si le tienes que preparar en esta cocina y que no tienes más que utensilios de plástico. Como en el caso anterior, suponemos que tenemos todos los ingredientes que necesitemos.

Este escenario supone un importante cambio sobre los recursos con los que habíamos hecho la planificación anterior. Nuestro objetivo es el mismo pero nos vemos obligados a plantearnos cambios:

Posicionamiento web

Replanificar el zumo de naranja:

En vez de hacer un zumo de naranja natural, podemos utilizar zumo de naranja preparado. Quizás no está igual de rico, pero dado que no tenemos muchos recursos, parece que es una opción razonable.

Replanificar el café:

También podemos hace adaptaciones a la hora de hacer el café. No tenemos cafetera, así que podemos hacernos un café soluble. Para que esté calentito podemos dejar correr un poco el agua hasta que salga bien caliente y luego echarle la leche y el azúcar. Quizás el proceso no es muy glamuroso, pero así tendremos nuestra dosis diaria de cafeína.

Replanificar la tostada:

Por último, podemos usar el horno para tostar el pan. Va a tardar bastante más tiempo que con el tostador, pero el resultado puede ser muy parecido.

Como puedes ver con creatividad, podemos mantener nuestros objetivos. Tan sólo hemos tenido que adaptar los planes iniciales para adaptarnos a la realidad. Probablemente esto nos suponga que el desayuno nos lleve algo más de tiempo y que quizás no sea tan sabroso. Pero lo importante es que nuestro objetivo se cumple sin cambiar el alcance.

 

En los proyectos de tu empresa también te vas a encontrar con la necesidad de ir adaptando tus planes para alcanzar tus objetivos. Puedes seguir este ejemplo y descomponer el proyecto en sub-proyectos y tareas y buscar alternativas que te permitan alcanzar tus metas.

 

Diego Martin

Trabajo como consultor y he colaborado con empresas de varios sectores como industria, finanzas, tecnología, servicios profesionales, automoción, construcción, etc. Si estás pensando en potenciar tu empresa puedes ponerte en contacto conmigo en estrategiapracticainfo@gmail.com y en el 655 31 97 91

Deja un comentario

×
×

Carrito