¿Tienes una metodología de trabajo?

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tu equipo trata de hacer las cosas lo mejor posible, pero cada uno lleva su propia metodología. Esta situación es muy habitual en muchas empresas, especialmente en aquellas en las que no han creído oportuno en burocratizarse. Sin embargo, el no tener una metodología unificada te limita a la hora de optimizar tus recursos y conseguir un negocio escalable.

Existen diferentes grados de implementación de una metodología de trabajo. Cada nivel incrementa el detalle de la documentación a utilizar. Dependiendo de las necesidades de tu empresa deberías de decidir cuál es el enfoque que le quieres dar a tu metodología. Los 4 niveles son:

  • Identificación de buenas prácticas
  • Definición de procesos
  • Detalles de cada paso
  • Información complementaria

Identificación de buenas prácticas

Siempre que tenemos a un grupo de personas haciendo las mismas tareas encontraremos a gente que lo hace mejor y gente que lo hace peor. Identificar a estas personas que sobresalen nos ayuda a encontrar buenas prácticas en la organización.

En este punto no es necesario ni que esas buenas prácticas estén documentadas. Simplemente tenemos que encontrar a una persona de referencia que sepa cómo hacer bien las cosas. Por ejemplo, en una cocina podemos tener identificado quien es que hace mejor la paella. Todos los cocineros realizan este plato, pero sabemos que las mejores paellas son las que realiza Pep.

¿Cómo podemos aprender de estas buenas prácticas? Una de la forma más sencilla es mediante la observación. Pep puede ser el ejemplo a seguir para que todos los cocineros hagan la paella como él. Si pensamos que hay que documentar cómo hace Pep la paella, entonces vamos al próximo nivel con la definición del proceso.

Definición de procesos

La principal aportación de esta metodología es que ahora comenzamos a documentar los procesos. Este es un salto muy sustancial para cualquier empresa porque se pone por escrito la forma de trabajar de la organización.

Se pueden definir procesos de muchas formas: diagramas de flujos, descripciones, esquemas,… Para que una definición de procesos sea buena debe permitir a alguien hacer esa tarea sin más ayuda que la lectura de ese manual.

Siguiendo con el ejemplo de la cocina, la definición de procesos tendría forma de recetario. En este tipo de documentos se explican los pasos para hacer una paella. De esta forma sabemos que primero hay que marcar la carne, luego pochar las verduras y por último echar el arroz.

Detalle de cada paso

Si tienes un equipo experimentado es probable que no necesites documentar más tu metodología. Sin embargo, si detectas que con la definición de procesos el resultado aún no es óptimo, quizás tengas que ir un poco más allá. En ese caso deberías desarrollar manuales con detalles de cada paso.

En los detalles de cada paso explicas no sólo qué hay que hacer sino cómo se hace. La receta te dice cuáles son los pasos para hacer la paella, pero quizás necesitas más información. Por ejemplo, cómo se parte un pollo o cómo hacer el socarrat. Es decir, explicas cómo se ejecutan diferentes técnicas culinarias.

Información complementaria

Siempre hay temas que por su sensibilidad necesitan información adicional. Puede que se trate simplemente de apoyar la metodología con material audiovisual, ejercicios para su implementación o para ampliar conocimientos.

En el mundo de la cocina podemos crear videos de cómo se cocina una paella, con lo que puedes ver cuánto agua tiene que quedar en la paellera antes de retirarla. También pueden ser consejos sobre cómo hacer la compra, diferencias entre tipos de paellas, etc.

 

El desarrollo de una metodología de trabajo es un  proceso que debe de estar vivo. Una vez que está definido el proceso es lógico que se produzcan modificaciones y mejoras. Por eso, aunque el objetivo de una metodología es unificar la forma de trabajar, siempre tiene que haber espacio para la experimentación.


  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
One Comment

Add a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *