¿Cómo simplificar los procesos de mi empresa?

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Grandes empresas como Toyota han conseguido ser un referente en la optimización de sus procesos. El secreto es que han conseguido simplificar su forma de trabajar. De esta forma consiguen centrarse en lo que realmente tiene un impacto en el negocio. Estos métodos usados por las grandes multinacionales también se pueden aplicar a menor escala. La idea es siempre simplificar la vida al trabajador y que se pueda dedicar a generar negocio:

 

Gestión en lotes:

La gestión en lotes la podemos observar en las fábricas con la especialización de los trabajadores. Está comprobado que realizar una tarea de forma repetida ayuda a realizarla con mayor rapidez y menos errores. Para ello es necesario agrupar las tareas similares para hacerlas de forma conjunta.

En una pequeña empresa donde no tengamos la posibilidad de tener personas especializadas por tareas, puedes marcar unos horarios que obliguen a acumular tareas repetitivas para realizarlas todas en un único lote. Por ejemplo, en una gestoría puedes hacer todas las gestiones bancarias juntas.

Entrenamiento en resolución de problemas:

Nadie conoce mejor los procesos como las personas que trabajan en ellos diariamente. Pero no todo el mundo tiene la formación adecuada para realizar mejoras continuas. Por eso es necesario que tus empleados tengan conocimientos básicos de resolución de problemas. De esta forma van a ser capaces de detectar las ineficiencias del sistema y a proponer alternativas para solucionarlas. En definitiva, van a ser capaces de simplificar tus procesos productivos.

En el ejemplo de la gestoría, deberíamos asegurarnos de que todos los empleados tienen la formación sobre optimización de procesos e identificación de desperdicios para hacer propuestas de mejora. Así pueden optimizar los procesos con autonomía.

Paneles de control visuales:

Cuando en las cadenas de producción de automóviles se producen situaciones anómalas, es bueno que esas desviaciones se visualicen fácilmente. Para eso nada mejor que establecer unos paneles con métricas relevantes visibles para cualquier trabajador.

Aplicando este concepto a nuestra pequeña gestoría podemos implementarlo en dos pasos: Primero identificamos métricas relevantes para nuestro negocio, como por ejemplo tiempo medio de espera de nuestros clientes. Posteriormente, y de forma diaria, procedemos a actualizar la evolución de estas métricas en unos paneles que sean visibles por toda la empresa.

Autocontroles de calidad:

Si en una cadena de producción no detectamos un error cuando se produce, esto genera re-trabajo y desperdicio de tiempo y material. Por eso es importante establecer un primer control de calidad interno. Cada empleado debe de asegurarse que su trabajo está sin errores y listo de ser retomado por otro compañero. Esto evita que el siguiente eslabón de la cadena de montaje tenga que revisar el trabajo previo. Esta es una forma muy efectiva de simplificar sistemas de supervisión.

Esto mismo puede realizarse en una oficina. La clave es establecer mecanismos por los que cada trabajador pueda comprobar su propio trabajo. En cualquier caso se debe de crear un ambiente en el que los errores no sean echados en cara para que se puedan resolver con agilidad.

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Manuales de trabajo:

Para preparar manuales de trabajo, cada proceso debe de ser analizado con detalle. Una vez que se tienen definidos los procesos, se documentan para que los trabajadores puedan aprenderlo y utilizarlo.

Esta es una herramienta muy importante porque evita errores y homogeniza la forma de trabajar en una empresa. Otra ventaja es que evita tener dependencia de trabajadores clave, que pueden dejar la empresa en cualquier momento.

Implicación de los trabajadores:

Todas estas medidas pueden resultar muy interesantes pero no sirven de nada si el trabajador no está dispuesto a aplicarlas. Para que la implementación sea un éxito hay que implicar a los trabajadores desde el principio. Deben de considerar que los cambios en los procesos no vienen impuestos por la compañía sino elaborados de forma colaborativa por los trabajadores.

Hay muchas formas de implicar a los trabajadores. Puedes crear grupos de trabajo que lideren los procesos de optimización. Puedes establecer focus grups para validar y mejorar las propuestas iniciales. También puedes dar más autonomía a cada puesto de trabajo. O redefinir las responsabilidades para que estén más distribuidas entre los trabajadores de la empresa.

Nadie mejor que tu conoce tu empresa, pero en cualquier caso piensa que simplificar los procesos actuales van ayudarte a ganar en agilidad y evitar desperdicios.

 


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