¿Cómo optimizar tu fuerza de ventas?

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Martina tenía el objetivo de incrementar las ventas de su empresa.  Pero su reto era mayor porque no podía realizar ninguna inversión significativa para ampliar su fuerza de ventas. Por lo tanto tenía que ver cómo optimizarla.

Infúxury: Venta de infusiones en el canal HORECA

La empresa de Martina, Infúxury, se dedica a la producción y venta de infusiones. Su principal canal es se red de distribuidores oficiales, bares y restaurantes donde distribuye sus productos por toda España. Cuenta con 14 comerciales que visitan a los más de 500 los distribuidores oficiales de la empresa.

Martina sabía que sus mejores comerciales eran aquellos que más visitas comerciales realizaban. Por eso su estrategia de crecimiento pasaba por incrementar este volumen de visitas. Actualmente cada comercial visitaba a 5 clientes al día, pero Martina creía que se podía aumentar a 8, un cliente a la hora.

¿A qué dedican su tiempo la fuerza de ventas?

Cada semana, Martina celebraba reuniones con su equipo comercial para hacer seguimiento de los resultados y establecer nuevas estrategias. Esta semana les explico sus planes para intensificar el número de visitas y en seguida todos los comerciales se quejaron. Martina no le dio más importancia, pensó que era la reacción normal al pedirle que trabajasen más intensamente.

Trascurrido un mes, Martina aún no veía ninguna mejora en el volumen de visitas realizado. Volvió a insistir en la reunión semanal y los comerciales le decían que era imposible lograrlo. Razonaban que ellos no sólo realizaban visitas comerciales, sino otras muchas tareas. Por ejemplo, tenían que atender las quejas de los clientes, hacer seguimiento de los pedidos más importantes, atender a reuniones internas, organizar su agenda, contestar llamadas y correos, desplazarse,… En definitiva sólo una parte de su tiempo se dedicaba a las labores comerciales que tenían encomendadas.

Martina se quedó sorprendida de que esas tareas no comerciales le llevaran tanto tiempo. Así que analizó los datos que reportaban los comerciales en su CRM. De esta forma clasificó las actividades de la fuerza de venta en estas cuatro categorías:

Vender

Dentro de esta categoría se incluían las visitas que tenían un objetivo comercial. Es decir, lanzar una promoción, motivar a los distribuidores, formarles de los nuevos productos, etc. Se incluían tanto las visitas presenciales como las llamadas telefónicas y correos que estuviesen relacionados con temas comerciales. Para sorpresa de Martina, estas tareas sólo suponían el 30% del tiempo de los comerciales.

Atender incidencias

Dentro de Infúxury había un departamento que gestionaba toda la parte operacional. Esto incluía la gestión de los pedidos, incidencias, pagos, recobros, etc. Sin embargo, muchos distribuidores pedían ayuda a sus comerciales cuando se atascaban los temas. En muchas ocasiones los comerciales pasaban horas y horas apagando fuegos en vez de tratar de cerrar nuevas ventas. En muchas ocasiones los comerciales se veían obligados a priorizar este tipo de temas, porque mientras que un distribuidor tuviese un problema con un pedido, no les haría ningún otro. El 25% del tiempo de los comerciales se dedicaba a este tipo de tareas.

Desplazamientos

Con 14 comerciales y 50 provincias que atender, el tiempo que pasaban los comerciales en la carretera era importante. En concreto el 30% de su tiempo. Lo habitual es que los comerciales visitasen los establecimientos de sus distribuidores para cerrar nuevos contratos o para buscar nuevos puntos de distribución. Consideraban que era muy importante para tener una relación de confianza que se vieran cara a cara con sus clientes, por lo que evitaban mantener las relaciones sólo vía telefónica.

Organización interna

El resto del tiempo de los comerciales se dedicaba a su propia organización interna. Esto incluía la preparación de las visitas, las reuniones con el Director Comercial, las reuniones con otros departamentos, etc. Estas tareas suponían el 15% del tiempo de los comerciales.

Optimización de las tareas

Ante esta situación Martina decidió reajustar su estrategia. Mantenía la aspiración de llegar a 8 visitas comerciales al día pero primero tenía que optimizar el tiempo que los comerciales dedicaban a la venta.

Lanzó un proyecto de optimización que giraba en estos cuatro ejes:

Tareas comerciales:

Establecer un protocolo de actuación para que su fuerza de ventas fuese capaz de tratar los principales temas de negocio en cada visita. Para eso se basó en las buenas prácticas de los mejores comerciales para implementar una nueva metodología comercial.

Atender incidencias:

Revisó todos los procesos de la empresa donde se podrían ver involucrada la fuerza de ventas. Una vez analizados los optimizó para evitar que los comerciales se vieran constantemente envueltos en este tipo de labores. Esto consiguió reducir el tiempo de que los comerciales dedicaban a estas tareas a un 15% de su tiempo.

Desplazamientos:

Las dos estrategias que lanzó en este punto fueron: por un lado, sustituir las visitas por llamadas telefónicas en aquellos distribuidores que vendían los productos de Infúxury de forma esporádica y estaban en zonas muy remotas. Se asignaron estas cuentas a 2 de los comerciales que empezaron a atenderles desde las oficinas centrales. Los otros 12 comerciales se repartieron los poco más de 200 distribuidores que quedaron y establecieron rutas y calendarios para optimizar su tiempo de viaje. Con estas medidas redujeron el tiempo dedicado a desplazamientos a apenas un 17% del tiempo.

Organización interna:

También se optimizó este tipo de tareas agilizando las reuniones internas y evitándolas si eran posible. Por ejemplo para informar de los resultados se enviaba por correo, en vez de tener una sesión semanal de una hora. Esto permitió que se dedicara sólo un 8% a este tipo de tareas.

Aplicando todas estas estrategias los comerciales de Infúxury consiguieron pasar de dedicar a la venta sólo un 30% de su tiempo a un 60%. Esto permitió que el número de visitas al día excediera las 8 visitas anheladas y Martina consiguió que su empresa creciera sin ampliar su fuerza de ventas.

 


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