Gestión de proyectos: Guía práctica

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La gestión de proyectos de forma eficiente es una característica común a muchos emprendedores y empresarios. Pero también podemos aplicar la metodología de gestión de proyectos a nuestro día a día para planificar desde una mudanza hasta una boda. La gestión de proyectos requiere de una metodología para que seamos capaces de conseguir nuestros objetivos marcados en plazo y dentro del presupuesto.

1. Define el proyecto

La clave para tener éxito en la gestión de proyectos es definir bien las tres principales variables que son comunes a todo proyecto: el alcance, la duración y el coste. Estas variables se relacionan de forma directa. De este modo si queremos reducir la duración de un proyecto debidamente ajustado, es necesario aumentar los costes asociados o replantear el alcance para que sea más simple.

Por ejemplo, un gran proyecto con el que muchos estamos familiarizados es la planificación de una boda. Para ello, lo primero que es necesario definir es el alcance de la boda. Tienes que decidir si quieres tener una boda íntima para unos pocos familiares o un gran bodorrio con cientos de personas invitadas. También tienes que definir cuanto tiempo dispones para planear la boda. Quizás te interese casarte en primavera de este mismo año o mejor tomártelo con más calma hasta la primavera del próximo año. Además deberías de marcarte un presupuesto cerrado. Si consideras que casarte es un mero trámite quizás quieras gastarte lo mínimo e imprescindible, pero si estás pensando en montar la boda de tus sueños (o de los sueños de tu pareja) deberás de tener un presupuesto mucho más generoso.

Gestión de proyectos

Para definir el proyecto será necesario que realices una investigación preliminar sobre proyectos similares para poderte hacer una idea. Una vez que tienes una idea clara asegúrate que defines tu proyecto de una forma nítida y sencilla. Por ejemplo la boda que estamos planificando quedaría definida de esta manera: Celebrar la boda con 100 invitados el día 12 de junio con un presupuesto de 15.000€.

2. Detalla los pasos del proyecto

Una vez definido el objetivo de nuestro proyecto, tenemos que definir los pasos a realizar con el máximo detalle posible. Es el momento de definir las tareas. En la gestión de proyectos se deben definir las tareas de forma definitiva y marcando un resultado esperado.

La boda es un proyecto muy grande por eso lo dividimos en sub-proyectos más pequeños con los que podamos trabajar de forma independiente, exhaustiva y coordinada. Por ejemplo hacemos una primera división creando estos cinco grandes bloques:

  • La ceremonia
  • El banquete
  • Los vestidos de los novios
  • Los invitados
  • El viaje de novios.

Dentro del primer bloque de la ceremonia podemos subdividirle en tareas específicas:

  • Elegir iglesia
  • Escoger la decoración de la iglesia
  • Preparar la documentación necesaria para casarse
  • Realizar el cursillo prenupcial
  • Seleccionar las lecturas de la ceremonia
  • Seleccionar la música de la ceremonia
  • Escoger a los padrinos y testigos, etc.

Debes de continuar detallando y dividiendo el proyecto hasta que llegues a tareas sencillas y acotadas. Por ejemplo, dentro de la tarea de escoger la decoración de la iglesia, podemos crear sub-tareas: Escoger las flores del interior de la iglesia, preparar la iluminación de la iglesia, preparar el exterior de la iglesia, etc. Y dentro de la tarea de escoger las flores del interior de la iglesia puedes subdividirlo aún más en escoger las flores de los bancos, escoger las flores para el altar, etc.

3. Establece plazos y recursos

Para cada una de las tareas que has definido anteriormente tienes que marcarte los plazos y recursos necesarios para su consecución. Los plazos se pueden marcar de dos formas principalmente:

  • Indicando la fecha y hora concreta. Por ejemplo, el inicio de la ceremonia será el día 12 de junio a las 11:00 de la mañana.
  • Indicando la dependencia y duración. Por ejemplo, los autobuses comenzarán a llevar a los invitados al restaurante 30 minutos antes del comienzo del banquete, en dos turnos de 15 minutos cada uno.

Para cada una de las tareas tienes que definir qué tipo de recursos necesitas. En una empresa, cuando hablamos de recursos nos referimos generalmente a dinero que tenemos que asignar para la consecución de cada tarea. En una boda el concepto es más amplio. Puedes considerar a tu hermana, el coche de un amigo, la finca de tus abuelos,… A la hora de identificar los recursos la creatividad puede ahorrarte mucho dinero. Por ejemplo, para definir los recursos de la sub-tarea “escoger las flores para el altar” le asigno 500€, y para la sub-tarea “preparar la iluminación de la iglesia” le pido a mi amigo Antonio que tiene una agencia de publicidad, que como regalo de boda se encargue de iluminar la iglesia con el material del que dispone en su negocio. En este caso, este recurso no tendría un coste directo en euros.

4. Ajusta el proyecto

En este punto deberías de tener un listado con todas las tareas que definen tu proyecto con todo el detalle que necesites. Cada una de esas tareas tiene que tener asignados los recursos necesarios. Además, cada tarea tiene que tener marcada cuál es su dependencia temporal con respecto a otras tareas y su duración.

Pero con toda esta información, probablemente te estés preguntando, ¿voy a poder tenerlo todo preparado para celebrar la boda con 100 invitados el día 12 de junio con un presupuesto de 15.000€?

Para responder a esa pregunta deberías crearte un diagrama de Gantt y determinar el camino crítico. Si con la planificación actual consideras que no es posible cumplir con el objetivo del proyecto, tendrás que realizar ajustes: optimizar el orden de las tareas, retrasar la fecha de la boda, aumentar el presupuesto o simplificar los planes de la boda. Al final, tú decides cuáles son las prioridades y que estás dispuesto a sacrificar.

5. Evalúa los riesgos

Te encontrarás que varias de las tareas que has definido tienen ciertos riesgos asociados. Dependiendo de tu tolerancia al riesgo y lo que te gusten las sorpresas deberías considerar realizar planes de contingencia para paliar los riesgos.

Por ejemplo, tienes pensado realizar el banquete al aire libre. Como la boda es a mediado de junio, lo más probable es que haga un tiempo agradable, pero deberías de plantearte qué vais a hacer si llueve ese día. Quizás puedas hablar con el restaurante para que pongan una carpa o que tengan una sala disponible cerca donde os podáis acomodar todos. Si por otra parte, considerar que tener el banquete en el exterior es un riesgo que no quieres asumir, tendrás que replantearte esta tarea para buscar un restaurante que te ofrezca el banquete en el interior.

6. Ejecuta tu proyecto

La última fase del proyecto es su ejecución. Durante esta parte, deberás de asegurarte de que cumples el proyecto tal y como planificaste. En una empresa se suelen establecer métricas para controlar las posibles desviaciones. En el caso de una boda, algunas de las principales métricas pueden ser el dinero gastado y los días que quedan hasta la boda.

Durante esta fase también te surgirán imprevistos que deberás de ir dando respuesta. Por ejemplo, si el cura se niega a casaros teniendo como padrino a tu padre que se divorció hace años de tu madre. Tendrás que ver si puedes convencerle de que cambie de opinión, escoger a otro padrino u otra iglesia donde oficiar la boda. Por eso es importante que tengas preparado un plan B en caso de crisis.

Las claves de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es fácil si eres capaz de descomponerle en tareas sencillas y manejables. Cada fase del proyecto es importante, pero en muchas ocasiones el éxito reside en prestar especial atención a las fases de definición y detalle porque te permite crear una estructura sólida para el resto del proyecto.

Durante la fase de ejecución la clave es el control riguroso del proyecto, asegurándote de que estás cumpliendo el plan. En el caso de que surjan imprevistos tienes que ser lo suficientemente flexible como para adaptar ciertas tareas sin que impacten de forma peligrosa en el resultado final.


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