¿Cómo analizar tus procesos productivos y cómo mejorarlos?

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La optimización de procesos productivos es una herramienta clave para el éxito de cualquier empresa. Permite ofrecer un precio competitivo a los clientes, mejorar los márgenes y alcanzar altos estándares de calidad. Cuando hablamos de optimización muchas veces pensamos en sistemas como Six Sigma o Lean. Pero también se puede aplicar a pequeña escala aplicando conceptos como “cuello de botella” o “mapa de flujo de valor”.

La mejor forma de entender cómo funcionan estos conceptos es con la práctica. Y para ponerlo en práctica podemos analizar un proceso en el que nosotros somos el “producto”. Un claro ejemplo es el proceso para coger un avión en un aeropuerto.

Hace unos días viajé de Valladolid a Málaga, y como el aeropuerto de Villanubla (Valladolid) es muy pequeño me permitió analizar el mapa de flujo de valor para el proceso de coger un avión. Este método se puede aplicar a otros ámbitos: fábricas, tiendas, restaurantes… sólo hay que seguir unos sencillos pasos.

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Etapas para analizar un proceso productivo

Para hacer un mapa de flujo de valor hay que definir al menos 4 puntos clave:

Seleccionar una línea de producción: Cada línea de producción suele estar definida por el producto o servicio producido. En un aeropuerto se puede identificar cada línea de producción con cada vuelo, en nuestro caso, el vuelo Valladolid-Málaga.

Entender la demanda de esa línea: ¿Cómo necesita el cliente que le entreguemos la producción? El cliente del aeropuerto es la aerolínea, que debe tener a todos los pasajeros embarcados a la hora del despegue.

Diseñar el mapa de proceso de la línea de producción: Identificando cuáles son los pasos por los que pasa el producto (viajero) hasta que esté listo para entregarlo al cliente (subirse al avión). En el caso del aeropuerto, los tres pasos principales son el “check in”, el control de seguridad y el embarque.

Calcular el nivel de utilización del sistema: Para ello necesitamos medir los tiempos de producción de cada paso del proceso. Posteriormente sabremos si nuestro proceso está infrautilizado o si tenemos algún cuello de botella que retrasa toda la producción.

¿Cómo calcular el nivel de utilización del sistema?

Vamos a ir introduciendo y calculando al mismo tiempo los conceptos necesarios para definir el proceso de coger un avión. Como hemos visto, proceso se divide en tres etapas: “check in”, control de seguridad y embarque. Además necesitamos conocer los siguientes conceptos:

Tiempo takt: Tiempo necesario de fabricación para que la producción esté alineada con la demanda. Se calcula dividiendo en tiempo total disponible entre la demanda en ese periodo. En nuestro caso, vamos a suponer que el aeropuerto dispone de 2 horas (7.200 segundos) para realizar el “check in”, control de seguridad y embarque de los 150 pasajeros que vuelan de Valladolid a Málaga. Esto significa que el tiempo “takt” es de 48 segundos (7.200 segundos / 150 pasajeros).

Trabajadores a tiempo completo (TTC): Número equivalente a trabajadores (o recursos) a tiempo completo disponibles para cada tarea. Si un trabajador reparte la mitad de su jornada en el “check in” y la otra mitad en el embarque de pasajeros, el TTC de cada puesto sería 0,5. En el puesto de “check in” tenemos 2 trabajadores que hacen media jornada, por lo que equivale a tener 1 trabajador a tiempo completo. En el control de seguridad tenemos 3 trabajadores a tiempo completo. Y finalmente en el embarque tenemos de nuevo 2 trabajadores a media jornada, lo que equivales a 1 trabajador a tiempo completo.

Tiempo de proceso: Tiempo que se dedica a producir una unidad. En el aeropuerto, nuestras “unidades” son los pasajeros, y los tiempos de proceso son la media que cada pasajero dedica en cada una de las etapas del proceso de coger un avión. Para hacer el “check in” se tarda de media 90 segundos; el control de seguridad lleva 120 segundos y el embarque es mucho más rápido, sólo 15 segundos.

Tiempo de ciclo: Es el tiempo que se tarda en tener una unidad lista en cada etapa. Es básicamente el tiempo de proceso entre el número de trabajadores a tiempo completo. Así en el “check in” es de 90 segundos (90/1), en el control de seguridad es de 40 segundos (120/3) y en el embarque es de 15 segundos (15/1).

Nivel de utilización: Indica cual es el potencial de uso de cada paso del proceso. Si está por encima del 100% significa que el proceso está produciendo retrasos que afectan a las necesidades de los clientes, es decir que el avión no tendrá a todos sus pasajeros sentados a tiempo. Si está muy por debajo del 100% significa que la estructura actual está infrautilizada. Lo ideal es no llegar al 100% para tener un margen para los picos de producción. En las tres etapas analizadas los niveles de utilización son: en el “check in” el 187,5% (90/48); en seguridad el 83,3% (40/48); y en embarque es el 31,2% (15/48). Es decir “check in” tiene un problema importante de sobrecarga que hace que los pasajeros se retrasen. Por el contrario, los recursos en el embarque están infrautilizados.

A modo resumen este es el proceso completo con todas las métricas que hemos calculado para el proceso del aeropuerto.

procesoproductivo

¿Qué nos aporta el mapa de flujo de valor?

Gracias al análisis del mapa del flujo de valor podemos llegar a tres conclusiones:

  • El proceso de “check in” produce los retrasos porque está operando por encima de su capacidad. Es el cuello de botella de todo el proceso para tomar un avión
  • El proceso del control de seguridad está bien equilibrado para el volumen de viajeros que gestiona
  • El proceso de embarque tiene recursos infrautilizados, que generan coste pero no valor al cliente

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¿Cómo mejorar la productividad?

Podemos actuar de muchas formas, desde aumentando el número de empleados a reduciendo el tiempo de cada proceso. También podemos redistribuir los recursos que tenemos para que sean más eficientes.

Hemos visto que en el embarque es ineficiente tener 2 trabajadores a media jornada. Podemos dejar sólo uno en el embarque y asignar el otro al “check in”. De este modo, el nivel de utilización en el embarque subiría hasta un 62,5% (30/48); y en el “check in” mejoraría hasta un 125% (60/48).

Todavía “check in” es un problema que impide que el avión salga a la hora planeada con todos sus pasajeros. Como este es un problema muy común, todas las compañías aéreas están fomentando el uso de Internet para hacer el “auto check in”. Así los pasajeros que no tienen que facturar maletas y que viajan sólo con equipaje de mano usan a menudo este método. Esto permite reducir entre un 25% y un 50% el número de pasajeros que tienen que hacer el “check in” en el aeropuerto. Si la aerolínea promueve el “auto check in”, en vez de que los 150 pasajeros pasen por esta etapa del proceso, el volumen de pasajeros en este paso bajaría como mínimo un 25% hasta unos  112 pasajeros, lo que conlleva un nivel de utilización del 93,3% (60/64). Ahora, ya se ha reducido notablemente el riesgo de que el avión despegue sin todos sus pasajeros.

Lo mejor de todo, es que se ha conseguido solucionar los graves problemas que tenía la aerolínea sin aumentar los costes ni empeorar el nivel de servicio ofrecido a sus clientes.

 


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