5 maneras de evitar reuniones

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En una empresa, siempre es importante encontrar formas de colaboración. Una de esas formas de colaboración son las reuniones, pero no son la única. De hecho, muchas veces no es ni si quiera la más apropiada por todo el tiempo que conllevan, el coste de desplazamientos y la dificultad de encontrar disponibilidad temporal entre todos los participantes.

El teléfono y las video conferencias han resuelto varios de estos problemas, al evitar reuniones presenciales. Muchas empresas ya utilizan este tipo de reuniones virtuales en su día a día.

Sin embargo, todavía no está tan implementado el uso de formas de coordinación para evitar reuniones cuando los participantes no puedan coincidir en el tiempo. La principal ventaja de estas formas de coordinación atemporal es que cada participante puede hacer sus contribuciones cuando mejor le convenga.

Algunas de las herramientas de colaboración para evitar reuniones sin necesidad de coincidir temporalmente son:

Wikis

Las wikis son páginas en las que puedes escribir y editar en todo momento. Además puedes llevar control sobre quien ha realizado cada nueva aportación. Esta herramienta es ideal cuando el principal objetivo es crear un documento. Una wiki permite revisarlo, editarlo y consultarlo en todo momento, por lo que es realmente un documento vivo.

Existen wikis gratuitas y sencillas como PBWiki. También existen otras herramientas más sofisticadas y de pago que permiten más funcionalidades.

Correo electrónico

Ya nos parece que el correo electrónico es una antigualla. Quizás tengamos la tentación de ir eliminándolo de nuestras vidas pero todavía es una herramienta imprescindible para colaborar.

El correo electrónico es especialmente útil cuando quieres evitar reuniones sobre actualizaciones de un proyecto. Para eso lo ideal es utilizar una lista de distribución. Así te aseguras de que todos los implicados en el proyecto están al tanto de las novedades.

Me sorprendería que no tuvieras ya una dirección de correo electrónico. Si eres de los pocos que todavía no tiene su propio email, puedes abrirte una cuenta gratuita en Gmail o Hotmail entre otros.

Foros

Los foros son una herramienta muy útil para debatir sobre temas de forma abierta. La principal ventaja es que permite tener la conversación documentada. Así, si quieres revisar un tema tratado tan sólo tienes que mirar los comentarios anteriores.

Actualmente hay una gran cantidad de foros. Prácticamente cualquier red social permite este tipo de interacciones. Como seguro que ya sabes, los más populares son Facebook, Google+ o incluso Whatsapp.

Método Delphi

El Método Delphi es una forma estructurada de colaboración que ayuda a evitar reuniones al no necesita juntar a todos los participantes a la vez. Una vez que tienes creado un grupo de expertos y has marcado el tema mandas un cuestionario a cada uno. Los participantes rellenarán el cuestionario y se lo enviarán al moderador que revisará las respuestas. En el caso en el que haya consenso con las respuestas se cierra el tema. Si no existe consenso, se reenvían de nuevo las preguntas con las respuestas divergentes para que los participantes vuelvan a reflexionar al respecto. Esta metodología es especialmente útil para hacer estimaciones.

Otras apps de colaboración

Cuando se está trabajando en un proyecto, a veces es necesario tratar de temas muy específicos, pero no por eso es necesario montar varias reuniones. Uno de los escenarios principales es revisar la planificación del proyecto. Una herramienta interesante es GanttProject que permite realizar gráficos Gantt y asignar los recursos.

Otro punto clave en un entorno colaborativo es compartir información y documentos. Para eso es necesario crear carpetas compartidas donde cada participante pueda subir los documentos que estime oportuno. De esta forma todos los miembros del equipo podrán tener acceso a la misma información. Una de las herramientas más utilizadas para compartir carpetas es Dropbox.


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